Polityka prywatności (RODO)

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez:

UMIKO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Puławska 77/U5, 02-595 Warszawa
KRS: 0001180769
e-mail: anna@umikoexpeditions.com, tel. +48 516 621 211

Administrator jest dalej zwany "UMIKO" lub "Administrator". Polityka dotyczy danych osób korzystających ze strony internetowej, formularzy, newslettera oraz usług UMIKO.

2. Cele i podstawy przetwarzania danych

Administrator może przetwarzać dane w następujących celach:

1. Kontakt (formularz, e-mail, telefon): odpowiedź na zapytanie; podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
2. Zawarcie i realizacja umów turystycznych, rezerwacji: przygotowanie oferty, dokumentów, rezerwacji, biletów, umów; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
3. Newsletter i komunikacja marketingowa: wysyłka newsletterów, promocji, inspiracji; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).
4. Marketing własny Administratora: podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Realizacja obowiązków prawnych: księgowość, podatki, archiwizacja; podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od usługi Administrator może przetwarzać: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, dane paszportowe (dla uczestników wyjazdów), datę urodzenia (jeśli wymaga tego przewoźnik), dane niezbędne do ubezpieczenia, dane płatnicze, preferencje wyjazdowe, treść wiadomości przekazywanych przez formularz.

UMIKO nie przetwarza danych wrażliwych, poza przypadkami wymaganymi przy ubezpieczeniach (zgoda klienta).

4. Odbiorcy danych

Administrator może przekazywać dane jedynie zaufanym partnerom niezbędnym do realizacji usług, np.: ubezpieczycielom, liniom lotniczym, przewoźnikom, konsolidatorom lotów, hotelom, resortom, łodziom nurkowym, partnerom nurkowym na świecie, biurom podróży i agentom współpracującym, firmie księgowej, prawnej i informatycznej. Dane nie są sprzedawane podmiotom trzecim.

5. Przekazywanie danych poza UE

Z uwagi na charakter działalności (wyjazdy zagraniczne) dane mogą być przekazywane partnerom spoza UE (hotele, łodzie nurkowe, lokalni touroperatorzy), wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wyjazdu. Administrator zapewnia, że przekazanie odbywa się zgodnie z RODO.

6. Okres przechowywania danych

• formularz kontaktowy: przez czas potrzebny do obsługi zapytania i ewentualnych dalszych ustaleń; wcześniejsze usunięcie na wniosek (anna@umikoexpeditions.com),
• dokumentacja umów: zgodnie z wymogami prawa (5 lat),
• dane marketingowe: do czasu cofnięcia zgody,
• newsletter: do czasu wypisania się.

7. Prawa użytkownika (RODO)

Użytkownik ma prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia ("bycia zapomnianym"), ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania, cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Wniosek można wysłać na anna@umikoexpeditions.com. Każdej osobie przysługuje skarga do Prezesa UODO.

8. Pliki cookies

1. Serwis wykorzystuje cookies do: zapewnienia prawidłowego działania strony, statystyk i analityki, personalizacji treści.
2. Użytkownik może zablokować cookies w przeglądarce.
3. Korzystanie z Serwisu bez blokady cookies oznacza zgodę na ich użycie.

9. Zabezpieczenia danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym szyfrowanie, certyfikat SSL, zabezpieczenia serwera oraz kontrolę dostępu.

10. Zmiany polityki

Administrator może zmienić Politykę. Nowa treść będzie publikowana na stronie.

11. Rezerwacje online (formularz zgłoszeniowy)

Formularz zgłoszenia rezerwacyjnego przy ofercie wyprawy służy do przyjęcia i obsługi zgłoszenia przed zawarciem umowy o udział w imprezie turystycznej. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy). Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do przyjęcia zgłoszenia rezerwacyjnego; bez nich nie przyjmiemy zgłoszenia.

Formularz zabezpieczamy za pomocą Cloudflare Turnstile (weryfikacja, że zgłoszenie nie pochodzi od automatu) oraz licznika zgłoszeń z tego samego adresu IP. Te mechanizmy ochronne chronią formularz przed nadużyciami. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, ochrona przed nadużyciami formularza).

Dane ze zgłoszenia przetwarza Cloudflare (infrastruktura, w tym baza danych rezerwacji) oraz Resend (wysyłka wiadomości e-mail potwierdzających zgłoszenie). Oba podmioty mają siedzibę w USA; przekazanie danych do tych odbiorców odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiedniej ochronie danych (EU-US Data Privacy Framework, DPF).

Okres przechowywania danych ze zgłoszenia rezerwacyjnego zależy od jego dalszego losu:

• zgłoszenie, które wygasło lub zostało anulowane i nie przekształciło się w umowę: dane przechowujemy przez okres potrzebny do dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń, nie dłużej niż okres wskazany niżej dla umów; wcześniejszą anonimizację można uzyskać na wniosek (anna@umikoexpeditions.com),
• rezerwacja, która przekształciła się w umowę: dane przechowujemy do końca roku kalendarzowego, w którym upływa 5 lat od zakończenia imprezy turystycznej (dokumentacja umowna i podatkowa).

Po usunięciu lub anonimizacji dane mogą pozostawać jeszcze do 30 dni w kopiach zapasowych systemu.